Quand avez-vous remis vos processus financiers à plat ?

Le plus souvent, jamais. Ils se sont accumulés — chaque contournement avait une bonne raison le jour où il a été inventé. Pour nous, la consultance commence rarement par Odoo : elle commence par le besoin de l'entreprise. Nous analysons, reconcevons et optimisons vos processus financiers pour qu'ils fonctionnent comme votre entreprise fonctionne — de la commande à l'encaissement, de l'achat au paiement, les notes de frais, de l'écriture au rapport. Nous chiffrons chaque écart, nous reconstruisons la séquence, et nous n'automatisons que ce que le processus réparé rend sûr d'automatiser.

Vous en reconnaissez au moins trois

Aucune n'est spectaculaire. C'est leur accumulation qui coûte.

  • Les mêmes chiffres sont ressaisis dans un tableur avant que quelqu'un leur fasse confiance.
  • Décrire ce qui se passe entre une commande et son paiement demande trois personnes, et elles ne sont pas d'accord.
  • On découvre les erreurs au moment de la clôture, jamais avant.
  • Personne n'a décidé qui approuve quoi : ça s'est installé tout seul.
  • Une commande traverse plusieurs systèmes avant d'arriver en comptabilité, et personne ne sait lequel fait foi.
  • La clôture tombe entre le jour huit et le jour quinze, et personne ne peut dire pourquoi ce mois-ci.
  • La même dépense n'est pas imputée deux fois de la même façon selon qui la saisit.
  • Les flux qui marchaient au départ ont cessé de convenir, et personne n'a eu le temps de les refaire.
  • L'absence d'une seule personne retarde tout.

Rien de tout cela n'est un problème de personnes. Ce sont les signes d'un processus qui a poussé au lieu d'être conçu.

Ce qu'un processus que personne n'a conçu coûte vraiment

Pas les heures qu'on y passe — c'est la partie visible. Le coût réel est ailleurs, et la clôture en est l'exemple le plus net : toute décision prise entre la fin du mois et la clôture se prend sans chiffres. Dix à quinze jours de vol à l'aveugle, chaque mois, indéfiniment. Les quatre autres flux ont chacun leur version de la même facture.

  • J+10 → J+3le délai de clôture visé après refonte du processus
  • 1 → 0étape de ressaisie entre l'ERP et le chiffre publié
  • Nomméchaque étape a un responsable et une échéance, visibles par vous

Ce que nous optimisons

Cinq flux. Le vôtre est l'un d'eux, ou plusieurs.

  • Order → CashFacturation, encaissements, rapprochements. Un compte bancaire connecté n'est pas la même chose qu'une banque rapprochée : laissé seul, on relance des clients qui ont déjà payé — et pas ceux qui n'ont pas payé.
  • Procure → PayFournisseurs, validation, factures, paiements. Laissé seul, on paie deux fois ou trop tard, et personne ne retrouve qui avait approuvé quoi.
  • Expense managementSoumission, approbation, contrôle, comptabilisation. Laissé seul, la TVA se récupère mal et le contrôle arrive après le paiement.
  • Record → ReportClôture, comptabilité analytique, reporting. Laissé seul, le délai de clôture s'allonge sans que personne puisse dire à cause de quoi.
  • Operations → FinanceVentes, achats, stocks et opérations, connectés correctement à la comptabilité. Laissé seul, une sortie de stock n'atteint la comptabilité qu'à l'inventaire — et l'écart n'a plus d'explication.

Comment nous procédons

Six étapes. Les cinq premières sont un projet — quatre semaines en général, dont les deux premières d'observation : nous ne proposons rien avant d'avoir vu une vraie clôture. La sixième n'a pas de date de fin.

  1. 1AnalyseNous cartographions le processus que vous exécutez vraiment, pas celui qui est documenté — étape par étape, avec les attentes et les reprises — et nous chiffrons chaque rupture.
  2. 2Processus cibleLa séquence telle qu'elle devrait tourner, dans Odoo, avec les contrôles qui la rendent fiable.
  3. 3ScénariosDeux ou trois chemins pour y aller, chiffrés en effort et en semaines. Vous choisissez. Nous ne rendons pas un verdict.
  4. 4Mise en œuvreNous écrivons les règles comptables et leurs tests de recette. Votre intégrateur construit. Nous confirmons que ça s'impute correctement.
  5. 5FormationNous formons votre équipe et documentons le processus, pour qu'il ne dépende pas de nous.
  6. 6Amélioration continueLà où nous tenons aussi votre comptabilité, nous sommes dans le processus mois après mois — nous le voyons dériver avant que vous ayez à nous le dire.

Ce que vous recevez

Un document de décision, pas une présentation.

  • La carte de l'existantVotre clôture telle qu'elle se passe, avec chaque passage de main et chaque temps d'attente rendus visibles.
  • La liste des écarts, classéeChacun chiffré, pour que vous puissiez vous arrêter aux trois premiers si c'est tout l'appétit disponible.
  • Le modèle cibleLa séquence reconstruite, avec le paramétrage Odoo et les contrôles qu'elle exige.
  • Une feuille de route phaséeCharge estimée, responsables nommés, quick wins séparés du travail structurel.

Quand le paramétrage ne suffit plus

Parfois la réponse n'est pas un meilleur processus dans la même forme. Voici les situations où nous travaillons sur la forme elle-même.

  • Croissance
  • Réorganisation
  • Changement de business model
  • Un cadre de reporting qui ne convient plus
  • Transformation du département Finance lui-même
  • Structuration d'un projet Finance/Odoo
  • Coordination des différents intervenants

Ce que nous automatisons, une fois le processus remis d'aplomb

  • La saisie et l'imputation des facturesLes factures fournisseurs arrivent, sont lues, et se posent sur le bon compte et le bon axe analytique — les exceptions partant vers une personne plutôt que vers une supposition.
  • Le rapprochement bancaireDes modèles de rapprochement traitent le répétitif. Ce qui ne rapproche pas revient en liste courte, au lieu de se perdre dans un relevé.
  • Les notes de fraisSoumission, approbation et comptabilisation suivent une règle que vous décidez, plutôt qu'une habitude par équipe.
  • Les écritures récurrentes et les tâches de clôtureAbonnements, répartitions et contrôles mensuels sont programmés au lieu d'être mémorisés.
  • Les contrôles autour de tout celaAutomatiser sans contrôler, c'est se tromper plus vite. Chaque règle ci-dessus s'accompagne du contrôle qui signale quand elle ne s'est pas appliquée.

Quand ce n'est pas la réponse

Le travail sur les processus répare la séquence et les responsabilités. Il ne répare pas ceci.

  • Vos données arrivent fausses — c'est Données & intégrations, et ça doit passer avant.
  • Il vous faut des bras, pas un meilleur processus. Parfois la réponse honnête est un recrutement, ou l'externalisation de la tenue.
  • Votre Odoo n'est pas encore configuré pour la finance. Ce n'est alors pas un problème de processus mais de mise en place — plan de comptes, journaux, paramètres comptables, à-nouveaux. Ce travail, nous le faisons, aux côtés de votre intégrateur qui porte le système. C'est un autre chantier que celui-ci.

Questions fréquentes

En général quatre semaines : deux d'observation, deux de conception. Nous ne proposons pas de modèle cible avant d'avoir vu au moins une vraie clôture de l'intérieur.

Un accès en lecture suffit pour la cartographie. Nous n'avons jamais besoin d'un accès en écriture pour poser le diagnostic, et nous le disons avant que vous n'accordiez quoi que ce soit.

Non. La phase d'observation est délibérément passive — nous regardons la clôture que vous alliez faire de toute façon. Les changements sont proposés pour le cycle suivant, jamais en cours de clôture.

C'est une issue légitime, et c'est exactement pour ça que nous les séparons. La feuille de route est phasée pour que vous puissiez vous arrêter après la phase un sans que le travail soit perdu.

Les deux sont possibles. La feuille de route dit quelles parties nous pouvons exécuter, lesquelles reviennent à votre intégrateur, et lesquelles votre équipe est mieux placée pour faire.

Souvent nécessaire en parallèle

Savoir si c'est le processus ou l'outil

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